1.0目的
确保记录的正确填写及记录的完整性，便于查询、跟踪。
2.0适用范围
招商物流集团有限公司各分发中心
3.0引用文件
4.0职责
4.1
仓储运管部经理负责审批记录格式；
4.2 仓储运作质量保证体系编写人负责设计记录格式；
4.3
仓库经理负责印刷记录
表格，记录的归档保存；
4.4 记录填写人负责记录的填写；
5.0工作程序
5.1记录格式的制定
5.1.1 仓储运作质量保证体系编写人，结合本公司的实际特点，设计记录格式。
5.1.2 记录表格设计以精简，可操作性强为目的。
5.1.3 对于体系中，可以共享的记录表格，以相互调阅为原则，不单独设计内容和格式基本相同的表格。
5.1.4 除表格外的记录，如会议记录、总结报告等，由于内容格式的不确定性，不统一界定式样。
5.1.5 记录样式制定后，按照质量程序执行，并交仓储运管部经理审批。
5.1.6 记录表格格式审批后，对于长期使用或每月使用量大于300份以上的表格，由仓库经理报经营单位经理申请批量印刷。
5.2记录的填写
5.2.1 记录填写人在工作的时候填写记录。
5.2.2 填写人用墨水笔等利于永久保存的工具进行填写。
5.2.3对记录表格上所有的信息，填写人进行一一填写，出现不用填写的“空白项”时，划“/”。
5.3记录的更改
5.3.1在错误的地方上划一横线。
5.3.2就近地方写上正确的信息。
5.3.3签上名字、修改日期，简单地说明修改原因。
5.3.4不允许使用涂改液。
5.4记录格式的更新
5.4.1 记录格式需要更新的，需上报仓储运管部，经
仓管部审批后统一发布更新。
5.4.2 新版本表格按质量程序的生效日期开始使用。
5.4.3 当出现新版本表格开始使用当天，旧的空白表格还没用完的情况，由仓库
主管提前一个工作日报告仓库经理，仓库经理作如下处理：
a）对比新表格和旧表格项目上的不同。
b）出一份书面通知，继续使用旧的空白表格，但在填写方面相对新表格做出改动。
c）发出扣货单，通知仓库把印刷好的新表格扣货。
d）旧表格用完当天，向仓库发出放行单，开始使用新格式。
5.5记录的保存
5.5.1 记录由相关程序的负责人归档整理。
5.5.2 记录应在产品失效期后保留一年，或分销后保留三年，取时间长者。
5.5.3 记录存放在专人管理，防潮、防火的地方。
5.5.4 电脑信息资料每日备份在其他工作站硬盘中。
5.5.5 原始的记录要保存在安全的地方，以防止他人未经许可使用和移动。
5.6记录的检查
5.6.1 仓库经理每月随机抽10~15份记录进行检查。
5.6.2 成功标准——准确率100%。
5.6.3 检查内容——记录的填写、修改、签名等。
5.6.4 检查的结果在《记录检查表》中记录。
5.6.5 记录出现不正确情况的，仓库经理把检查表交分发中心相关部门负责人填写改进措施。
5.6.6 下次检查时，仓库经理跟踪上次检查的整改情况。
