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内外贸物料管理规范条例,仓库发货时应注意的几点事项

已有 2110 次阅读2013-8-9 10:19

  根据黄董事长在7月24日召集上海、丽水两地相关工作人员召开生产前准备工作协调会议精神,为使各部门工作能够更好更有效地开展,不断提高工作质量和工作效率,同时也为了规范内外贸的物料采购和技术准备工作流程及要求,减少差错,最终为生产提供足够的生产时间,确保生产任务按时交货,经各相关部门经理相互沟通协商,达成以下共识:

  1、技术部:应及时提供内外贸产品单件物料用量清单到相应的地方,内容要健全、正确,并要注明此款的用途,对特殊的物料应加以特别说明。

  2、业务部(内贸、外贸部):外贸部根据技术部提供单件物料用量清单、物料的用途以及客户所指定物料采购供应商、客供品的相关信息、客户联系方式、样品色卡及订单数量等移交给采购部,内贸单件物料用量清单由技术部直接提供给采购部,并由采购部编制物料需求表,内外贸业务员协助确认,无误后由采购主管下达采购订单进行采购,并及时输入ERP系统。

  3、采购部:明确所采购的物料进仓日期,并根据最终确认的生产计划,事先用书面形式通知双方(供应商和收货方)将货物发到指定的加工单位或工厂。采购物料进仓后,采购业务员和外贸/内贸业务员跟踪核对款号、规格、颜色、数量等,确认无误后,提供大货生产各款的正确物料色卡给生产部,为面辅料仓库提供发货的依据。

  4、技术部:根据客户要求和生产计划,及时组织本部门工作人员制作产前样,确认,并提供物料的正确用量和大货纸样,为大货生产做好产前准备。样衣领料时,由技术部主管开领料单并注明款号、颜色、规格、数量等,由相应库管组织配货,内外贸业务员协助库管配货(内贸初样由设计师提供),由技术部领料员在领料单签名。

  5、生产部:根据客户要求制作生产订单,制定生产计划表,采购部对提供的物料需求表进行核对,确认签名,交到生产部,由生产部统一发放到相关部门。各部门主管组织安排人员跟进,协助生产部按质按时按量完成各项工作。

  6、仓库:发货时根据生产部的生产计划和采购部所提供的物料需求表的用量计算出实际发货数进行配货,发货时应注意以下几点:

  (1)、物料进仓、配发货都要看清物料的款号、颜色、规格、数量等,同时,物料进仓给予清晰标识,并做好相关记录,对不同款号的物料应分开堆放、扎包,存放在货架上;配货时,在外发包装箱上注明款号、规格、数量。

  (2)、物料入箱要重新一一清点,内外标识应一致,确认无差错后方可封箱,封箱时用蛇皮袋套在纸箱外封好,并称重,在外包装箱上标识每箱重量,标识清楚明了。

  (3)、发货时,先检查发货件数和纸箱是否有无损坏,确认后,方可发货。同时要制作一份“当日物料发货状况明细表”,并将“当日物料发货状况明细表”及时发传真给收货方,方便对方及时掌握物料到达时间,以防漏失。

  7、仓库发货:应由生产部门统一调度和安排,采购部负责安排和联络物料运输公司,其它部门未经允许不得随意调度、发货。仓库对需进、出的物料有疑问或不知情的一律拒绝收发货,如对物料需求表不健全、或不明确的有疑问的一律拒绝接收,对物料色卡不齐全的或有疑问的一律拒绝发货,对物料进仓无送货单的或不确定物料的用途以及无法区分物料来历的一律拒绝发货。

  8、各相关部门业务人员不得随意领料或指配仓库人员发货,应有通过部门主管的申请单或通过ERP系统开领料单,经审核或签名后,仓库方可发货,否则,一律拒发。

  以上八条款即日起执行!

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