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物品保管制度与流程要求

已有 1257 次阅读2016-3-8 14:45

  一、建立保管帐和保管卡制度的目的。为了正确反映仓库物品进、出、存动态,仓库要建立物品保管帐,并以规格、型号和单位建立基础流程。在物品进出库时,由帐务员记帐,保管员记单,这样便于及时了解库存,随时检查对帐,促使帐、单、货相符,还便于盘点。电极、原材料,分批设主帐户,还可以物品每品种型号为单位,分类设帐。

  二、财务联系。是对仓库管理的物品采取严格的科学管理制度,准确、及时地记载、计算每种物品的收、发、存,对库存物品数量状况进行有效的控制。帐务联系的关键是建立、健全物品帐的控制体系。
  1要和财务部、采购部、生产部、车间设立完整的物品明细帐,记录第一种物品收、发、存,负责各仓库所存各类物品的全面控制。并在采购部和有关部门设立生产流程,根据生产需要随时查阅有关物品进、发、存等资料。
  2在每个仓库配备专职的物品帐务员,负责记录收、发、存的物品,对保管员保管的物品进行具体控制。仓库物品帐的设置方法,可按每种物品单独设立帐页。

  三、在每个产品、原材料、设备零部件上设置货卡,凭此保管员结年负责保管的物品作动态控制.凭证的管理:所有物品的入库单,领用单都要按规定制度填写、流转、填制单据时要注意以下几项:
  1、填写入库单根据与供货单位签订的经济合同规定的品种、数量、价格、时间等填制。
  2、严格按规定核对帐、卡、货的结存数置,做到有证(单据凭正)、有货、不填“空单”。
  3、单据上的项目要填写齐全,数字和文字都要正确,不错填,不漏写;字体端正,字迹清晰,不潦草,不自造字;阿拉伯字码要联写;要掌握字体前后不要相联过密,防止套叠难分;制单填写要用力均匀,不可用力不匀使有些联次字体变形、缺角、模糊难辨。
  4、复写单据要保证各联字迹清楚。
  5、单证上按制度规定签章的人必须签章,单证才有效;否则,是无效单证。
  6、单据、表格应按规定及时在各环节流转、留存、保管、上交,存档的联次必须妥善保管备查,防止散失,到规定保管期满卡处理销毁。

  四、账本、单据、货卡管理。电极、原材料、设备零部件数量动态的记录,是在物品保管帐和货卡上同时相应地进行的并且要求准确一致。保管员负责制、领导负责监督的管理。

  五、保管帐、单据、货卡是货垛上摆置的用来记录物品数量、规格、品名等的卡片。凡在仓库的物资进出库、并垛、分垛、移位等,保管员都要及时准确地将有关内容记录在货卡上,
  (货卡的作用是:1、反映每批物品进出库和库存数量的动态;2、对物资的并垛、分垛、移位起到数量控制作用;3、作为发货核对 与物品盘点的依据,4出现保管员辞职或请假也会不耽误生产)

  六、保管管理中存在着各类型的堆垛,储存物品数量和质量管理就应根据不同类型的货垛,分别挂置货卡,并垛货卡,分垛货卡,实际上都是记录储存物品数量和质量的卡片,为了避免卡划样繁琐和取用手续繁琐,货卡的式样应该具有“一卡多用,取用方便”的特点。这种卡片可上卡多用,在不同情况下可注明是“并垛”、总垛或分垛字样。

  七、储存物品,在货垛上只需挂置一张货卡;每一种产品或物品,要按批挂置货卡。生产车间、采购部开制的物品入库单,有的附有货卡联,有的则没有。不附货卡联时,仓库应以自制备注账本要做到有问必答,有求必应。

  八、保管每年每月单据,即是将没个仓间里的货卡集中在一起,分别把品质相同的按入库单号顺序排列,再装订成册或分别放入有分类格的布袋、纸箱内存档

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