为实现对集团公司
库房库存物资的专业化管理,规范工作程序,提高内部控制水平,合理储存和使用物资,实现集中统一供应,减少资金占用,确保集团个单位的经营活动正常高效的运转,特制订本规定。
一、入库管理
(一)采购
1、集团总部各职能部室于根据本部门所需物资情况,填写“采购申请单”交采购人员,采购人员汇总整理,并进行询价,确定价格与供货商。
2、为降低成本,库管人员对各种物资指定最低库存量。当库存物资低于最低库存量,要即使补充库存。
(二)验收入库阶段
1、物资到货后,由库管人员及相关技术人员共同验收。库管人员负责审核物资的实际到货情况是否与采购合同或物资采购明细单相符(品名、规格、型号、数量)。由双人在物品验收单上签字。
2、验收无误后,库管人员及时办理入库手续,在集团库存系统中填写“进仓单”,商品代码、名称、货址货位、数量单位、入库数量、入库单价、入库金额、商品规格、分类码、商品分类等都要填写齐备,采购人,验收人应签字确认。
4、库管人员如发现到货物资与采购合同或采购明细单内容有任何不符时,有权拒收货物,并及时通知采购人员进行处理。
5、物资验收合格入库后,及时编码登记,按码入货位。作到一货一码,随进随入,随出随销。利用库存管理软件对入库物资进行电子化管理。
二、物资出库管理
(一)日常物资领用出库
1、集团总部各职能部门领用物资时,应填写“物品领用单”,填完物资的名称、规格、型号、数量、单位等项目,领用人持本部门领导签字后的领用单后方可领用。
2、库管人员依据领用物资单位提供的“物品领用单”填制“出仓单”。
3、库存人员利用库存管理软件对出库物资进行严格管理,详细记录出库物资的名称、规格、型号、数量、单位等各项明细。
4、发出存货采用先进先出的顺序和计价方法。
(二)固定资产领用出库
领用可独立划分出的固定资产时,与日常物资领用出库步骤一样。
三、物资库存管理
1、库存管理必须在存货成本与存货效益之间作出权衡,达到两者的最佳组合。提高存货周转率可以提高企业的变现能力,存货过多将占用较多的资金,增加成本。因而,存货不适宜积压过多,办公用品、低值易耗品、包装物及工程维修材料等物资要设定合理的安全存量、最高存量和最低存量。
2、为了加强对库存物资的内部控制,库管人员与部门指定专人每月月末进行一次
盘点,作到帐实相符。