1.0目的
确保记录的正确填写及记录的完整性,便于查询、跟踪。
2.0适用范围
招商物流集团有限公司各分发中心
3.0引用文件
4.0职责
4.1
仓储运管部经理负责审批记录格式;
4.2 仓储运作质量保证体系编写人负责设计记录格式;
4.3
仓库经理负责印刷记录
表格,记录的归档保存;
4.4 记录填写人负责记录的填写;
5.0工作程序
5.1记录格式的制定
5.1.1 仓储运作质量保证体系编写人,结合本公司的实际特点,设计记录格式。
5.1.2 记录表格设计以精简,可操作性强为目的。
5.1.3 对于体系中,可以共享的记录表格,以相互调阅为原则,不单独设计内容和格式基本相同的表格。
5.1.4 除表格外的记录,如会议记录、总结报告等,由于内容格式的不确定性,不统一界定式样。
5.1.5 记录样式制定后,按照质量程序执行,并交仓储运管部经理审批。
5.1.6 记录表格格式审批后,对于长期使用或每月使用量大于300份以上的表格,由仓库经理报经营单位经理申请批量印刷。
5.2记录的填写
5.2.1 记录填写人在工作的时候填写记录。
5.2.2 填写人用墨水笔等利于永久保存的工具进行填写。
5.2.3对记录表格上所有的信息,填写人进行一一填写,出现不用填写的“空白项”时,划“/”。
5.3记录的更改
5.3.1在错误的地方上划一横线。
5.3.2就近地方写上正确的信息。
5.3.3签上名字、修改日期,简单地说明修改原因。
5.3.4不允许使用涂改液。
5.4记录格式的更新
5.4.1 记录格式需要更新的,需上报仓储运管部,经
仓管部审批后统一发布更新。
5.4.2 新版本表格按质量程序的生效日期开始使用。
5.4.3 当出现新版本表格开始使用当天,旧的空白表格还没用完的情况,由仓库
主管提前一个工作日报告仓库经理,仓库经理作如下处理:
a)对比新表格和旧表格项目上的不同。
b)出一份书面通知,继续使用旧的空白表格,但在填写方面相对新表格做出改动。
c)发出扣货单,通知仓库把印刷好的新表格扣货。
d)旧表格用完当天,向仓库发出放行单,开始使用新格式。
5.5记录的保存
5.5.1 记录由相关程序的负责人归档整理。
5.5.2 记录应在产品失效期后保留一年,或分销后保留三年,取时间长者。
5.5.3 记录存放在专人管理,防潮、防火的地方。
5.5.4 电脑信息资料每日备份在其他工作站硬盘中。
5.5.5 原始的记录要保存在安全的地方,以防止他人未经许可使用和移动。
5.6记录的检查
5.6.1 仓库经理每月随机抽10~15份记录进行检查。
5.6.2 成功标准——准确率100%。
5.6.3 检查内容——记录的填写、修改、签名等。
5.6.4 检查的结果在《记录检查表》中记录。
5.6.5 记录出现不正确情况的,仓库经理把检查表交分发中心相关部门负责人填写改进措施。
5.6.6 下次检查时,仓库经理跟踪上次检查的整改情况。