第一章:办公用品与低值易耗品采购管理办法
为了规范我采购行为,加强财务管理,提高费用效益,特制定本办法。
本办法所称办公用品、低值易耗品是指单位价值在2000元以下,列入营业费用范围的各种日常消耗用品,包括:文具、纸张、劳动保护用品、卫生洁具、电子设备、营业器具、其他。本办法所称的采购、管理行为包括:采购管理、实物验收保管行为,并采取责任分离的原则。
一、采购管理
1、办公用品、低值易耗品按专业用品分类,每类用品确定两家以上固定供应商,集中采购。分行采购委员会以集中招标、集中询价的方式确定供应商。供应商一经确定,原则上不随意更换,更换供应商应按照上述程序确定。严禁各经营单位及部门自行组织采购。
2、实物保管部门(办公室)定期(每季度或每月)根据日常耗用情况以填写《公事联系单》的形式提出采购计划,经
主管审批同意后由行政部集中采购。实物保管部门负责用品的入库、保管和领用,不参与采购行为。
3、行政部门按照采购清单,根据供应商的报价选择采购,报价清单由财务部门留存。根据《公事联系单》、购货发票、由保管员签字确认的销货清单交财务部门审批。财务部门审批时应核对销货清单与原留存报价清单,出现价格不符时,可提交财务委员会讨论重新选择供应商。
4、在《公事联系单》额度内的由计财部负责人审批报销,超过《公事联系单》范围的采购,由主管财务总经理审批。计划外临时采购,单笔金额500元以下的由计财部负责人审批,超过500元的须财务主管财务总经理审批。
二、实物验收管理
实物保管部门根据销货清单验收用品登记入库,记录收、发、结
存数,并定期核对账实。各经营单位及部门领用时需逐笔注明领用数量及金额,并由领用人签字确认。保管部门为每单位设立台账,每季度末结出各单位领用物品数量、金额,交财务部门分单位核算。
行政部门根据需求采购的物品必须移交实物保管部门验收入库,若临时急需物品可先交使用单位使用,同时补办移交入库及领用手续,无保管员签字确认的销货单据财务部门可拒绝出账。
第二章:办公用品采购的工作流程
为了加强公司办公用品采购管理,进一步规范行政工作,提高工作效益,切实推进公司发展,现制定本规定。
一、办公用品购买原则
为统一控制办公用品规格型号以及行政费用管理控制,各部门所需的办公用品购买,都由行政部统一负责。行政部根据办公用品库存量的情况以及各部门使用情况,确定订购买方案。
二、办公用品订购方式
1、小型或零星办公用品的采购部行政人员到指定的办公用品专卖店选购或网购送货。
2、大型办公用品(固定资产)的采购要两人或两人以上到指定门店采购或到其它大型商场询价采购等方式进行,要选购价格合适、质量合格的办公用品(固定资产)。
3、凡员工申请的办公用品(固定资产)不可自行购买,汇总报给行政部购买或在行政部的协同下进行购买。
4、购单件或批量在500元以上的办公用品由相关负责领导签字
5、原则上每个月初6-10号综合采够一次。
三、办公用品申请流程
1、小额办公用品申请流程
审批流程:用人部门申请→主管领导审核→人力资源部主管审核→运营部总监审批。
2、大额办公用品申请流程:
用人部门申请→主管领导审核→人力资源部主管审核→运营部总监审批→副总经理审批→总经理审批。