总体流程:填写出库(领料)单、入库单——登记物资台账——交付财务。
仓库管理总原则:
1.进入仓库要写入库单,离开仓库要写出库单
2.从一个仓库移到另一个罐区,或反之,同样要写出入库单
3.优先掌握高价值物资的流向
4.提供尽可能详实的统计数据
5.货物堆放要规律,便于统计
一、填写出库(领料)单、入库单
(一)五金出入库管理
1.入库时填写入库单,包括以下入库种类:
1)采购入库,凭发票收据、采购申请和实物的数量单价,填写入库单
2)物资运出加工后运回,按物资原值和加工费、运费等合计估价入库,填写入库单
3)领用材料未用完退回仓库,按原值入库,填写入库单
4)接受外单位或个人的赠送(如从百瑞运来),估值入库,填写入库单
5)其他形式的入库,如拾遗物资等,估值入库,填写入库单。
入库单填写规范,包括但不限于以下要素:
1)名称,按发票或收据名称,两者都没有的按照和财务约定的统一名称
2)单价,若购入单位为箱、大袋的,使用二级单位:袋、包、盒等,单价根据变化
3)数量,若购入单位为箱、大袋的,使用二级单位:袋、包、盒等,数量根据变化
4)金额,按发票或收据金额,没有的估价入库
5)规格,按照单据或者与财务约定的规格填写
6)单位,若购入单位为箱、大袋的,使用二级单位:袋、包、盒等
7)入库人和仓库
主管签名
8)入库日期
9)入库仓库名称或代号(五金仓库等)
10)备注,除采购入库以外的入库要写明入库种类,以便与发票核对
11)
仓管和公司要求的其他认为需要填写的要素
12)入库单一式三份,仓管留存一份,交付财务一份
注:填写频率,当日入库最好当日填写入库单,登记台账
2.出库时填写出库单,包括以下出库种类:
1)生产领用、工程领用、试验和其他部门领用,填写出库单
2)物资运出加工,未来会运回,填写出库单
3)物资入库后发现不合格,退回、返修、换购等,填写出库单
4)销售,物资不再需要时,售出,填写出库单
5)物资无偿赠与其他公司,填写出库单
6)其他形式出库,填写出库单
出库单填写规范,包括但不限于以下要素:
1)名称,按入库时使用的名称填写出库名称
2)数量,若购入单位为箱、大袋的,使用二级单位:袋、包、盒等
3)单位,若购入单位为箱、大袋的,使用二级单位:袋、包、盒等
4)领用人和仓库主管签名
5)规格,按照单据或者与财务约定的规格填写
6)出库日期
7)出库仓库名称或代号(五金仓库等)
8)备注,除各部门领用以外的出库要写明出库种类(用途)
9)仓管和公司要求的其他认为需要填写的要素
10)入库单一式三份,仓管留存一份,交付财务一份
注:填写频率,当日出库最好当日填写出库单,登记台账
(二)原料出入库管理
1.原料检验合格后入库,填写入库单,包括以下入库种类:
1)采购入库,凭发票收据、采购申请和实物的数量单价,填写入库单
2)原料运出加工后运回,按原料原值和加工费、运费等合计估价入库,填写入库单
3)领用材料未用完退回仓库,按原值入库,填写入库单
4)接受外单位或个人的赠送(如从百瑞运来),估值入库,填写入库单
5)其他形式的入库,如拾遗物资等,估值入库,填写入库单。
入库单填写规范,包括但不限于以下要素:
1)名称,按发票或收据名称,两者都没有的按照和财务约定的统一名称
2)单价,按合同单价
3)数量,按过磅或过表实际数量,而非对方送货单数量 ,但是要标注送货单数量
4)金额,按发票或收据金额,没有的估价入库
5)单位,千克、吨、升等
6)入库人和仓库主管签名
7)入库日期
8)入库仓库(罐区)名称或代号
9)备注,除采购入库以外的入库要写明入库种类,以便与发票核对
10)仓管和公司要求的其他认为需要填写的要素
11)附件送货单附在后面
12)入库单一式三份,仓管留存一份,交付财务一份
注:填写频率,当日入库当日填写入库单,登记台账
2.出库时填写出库单,包括以下出库种类:
1)生产领用,填写领料单
2)物资运出加工,未来会运回,填写出库单
3)物资入库后发现不合格,退回、返修、换购等,填写出库单
4)销售,物资不再需要时,售出,填写出库单
5)其他形式出库,填写出库单
出库单填写规范,包括但不限于以下要素:
1)名称,按入库时使用的名称填写出库名称
2)数量,按照仪表或称重计算填写(本次测量-上次测量),称重也包括目测经验计算,保留到小数位后一位
3)单位,吨,千克等
4)领料人,当时生产班长姓名或公司指定有权限领取材料的职员姓名
5)领用日期
6)出库仓库(罐区)名称或者代号
7)仓库主管和生产负责人签字
8)一式三份,仓管留存一份,交给财务一份
注:填写频率,需每日统计用料数,但可以3到5天或者更久填写一次领料单
(三)产成品的出入库管理
1.成品检验合格后入库,填写入库单,包括以下入库种类:
1)主要是生产入库(罐区)
2)其他形式的成品入库比照前面所述处理,比如销售后被退回
入库单填写规范,包括但不限于以下要素:
1)名称
2)数量,按照仪表或称重计算填写(本次测量-上次测量),保留到小数位后一位
3)单位,吨,千克等,如果进入到成品包装桶里,折合计算
4)入库人和仓库主管签名
5)入库日期
6)入库仓库(罐区)名称或代号
7)备注,除生产入库以外的入库要写明入库种类,以便与发票核对
8)仓管和公司要求的其他认为需要填写的要素
9)入库单一式三份,仓管留存一份,交付财务一份
10)附件送货单附在后面
注:填写频率,需每日统计入库数量,但可以3到5天或者更久填写一次入库单
2.出库时填写出库单,包括以下出库种类:
1)销售出库,填写出库单
2)无偿运往其他公司,填写出库单
3)成品不合格或者为了更高的规格,返回反应罐重做,填写出库单
4)领用作为其他产品的原料,填写出库单
5)其他原因使成品离开所处的罐区,填写出库单
出库单填写规范,包括但不限于以下要素:
1)名称,按入库时使用的名称填写出库名称
2)数量,按照仪表或过磅计算填写,保留到小数位后二位
3)单位,吨,千克等
4)发货人
5)发货日期
6)出库仓库(罐区)名称或者代号
7)仓库主管签字
8)销售或运抵的对方单位名称
9)发货单附在后面
10)仓管和公司要求的其他认为需要填写的要素
11)一式三份,仓管留存一份,交给财务一份
注:填写频率,每次出库统计,每月登记成品台账
(四)包装物出入库管理
1.入库时填写入库单,包括以下入库种类:
1)采购入库,凭发票收据、采购申请和实物的数量单价,填写入库单
2)销售产品后,被单独退回,或随货物一起退回,填写入库单
3)接受外单位或个人的赠送(如从百瑞运来),估值入库,填写入库单
4)其他形式的入库,估值入库,填写入库单。
入库单填写规范,包括但不限于以下要素:
1)名称,按发票或收据名称,两者都没有的按照和财务约定的统一名称
2)单价,按合同单价
3)数量,按实际数量,而非对方送货单数量 ,但是要标注送货单数量
4)金额,按发票或收据金额,没有的估价入库
5)单位,每个包装物和其配件作为一个整体单位统计(比如桶和桶盖等)
6)规格,按照单据或者与财务约定的规格填写
7)入库人和仓库主管签名
8)入库日期
9)入库仓库名称或代号
10)备注,除采购入库以外的入库要写明入库种类,以便与发票核对
11)仓管和公司要求的其他认为需要填写的要素
12)附件送货单附在后面
13)入库单一式三份,仓管留存一份,交付财务一份
注:填写频率,当日入库当日填写入库单,登记台账
2.出库时填写出库单,包括以下出库种类:
1)随货物销售出库,填写出库单
2)无偿运往其他公司,填写出库单
3)其他性质的出库,填写出库单
出库单填写规范,包括但不限于以下要素:
1)名称,按入库时使用的名称填写出库名称
2)数量
3)单位,
4)领用日期
5)发货人
6)出库仓库名称或者代号,露天摆放,统一使用“露天堆场”仓库
7)仓库主管签字
8)销售或运抵的对方单位名称
9)发货单附在后面
10)仓管和公司要求的其他认为需要填写的要素
11)一式三份,仓管留存一份,交给财务一份
注:1.填写频率,每次出库统计,每月登记成品台账
2.成品装桶时不记录领用情况,只在随货物或单独离开公司时才填写出库单
3.已废弃不能再使用(即不能单独或随货物卖出)时,不再统计和出入库。
二、登记物资台账
根据出入库单据登记相应的物资台账,至少登记以下账簿:
1.五金台账
2.原材料台账
3.成品台账
4.包装物台账
根据需要增设其他类型台账
三、月末交付财务资料
经统计、计算和登记后,月末交付财务部以下资料:
1.四本台账电子版
2.出入库单、领料单记账联
3.其他必要的原始凭证(发货单、送货单等)
四、仓库出入库管理简化方案
(一)低值易耗品的处理
包括:工程机修耗材:螺丝、螺杆、螺帽、小切割片、小磨光片、焊条、生料带等,
劳保用品:手套、口罩等
低值办公用品:笔、笔记本、文件袋、档案袋、出入库单等
处理方法:
1.若购入单位为箱、大袋的,使用二级单位:袋、包、盒、瓶等,以上述二级单位为填写出入库单的基本单位(若一袋焊条10包100元,则入库单填写10包,每包10元;)
2.领用时,拆开一包领用若干则出库整包,零散易耗品领用时和没用完退回仓库不再登记和填写出入库单
3.零散的用完才准许拆封另一包,同理,用完一箱才拆另一箱
扳手、起子等循环使用的低值工具、器具在第一次领用时即填写出库单,以后返回仓库不再做出入库登记,同理手套、口罩、安全帽等也是如此处理(即注意区分新的和旧的,用过一次即是旧)
(二)其他物资处理
1.高价值循环使用物资:如防化服等,临时领用,要及时归还,不需要写出入库单,但是损坏、丢失等不可再用时,要写出库单,并不再记录。
2.同理,物资暂时存放在某一仓库不需要写出入库单。
3.物资如果领用和归还时间相隔较短,且不改变其本身属性,不需要写出入库单
4.工程维护、设备维修等原因拆卸下来的高值旧物资(如阀门等)要填写出入库单,在备注栏标记“旧”,旧物资单独开辟储存空间存放
5.管材、钢材、钢管等露天存放的物资在购进时填写入库单并直接填写出库单,以后领用不再统计,仓管可设备查簿记录
6.电线、电缆、钢丝等物资消耗一半之前领用不做出库记录,消耗一半之后全部出库,填写出库单
7.露天摆放的机械设备等高价值未使用物资,计入“露天堆场”仓库,进行出入库管理
8.化学实验药剂按瓶出入库
9.领用设备高价值的一部分,则出库整套设备(当剩余设备高价值时,仍需要出入库)
10.原材料是指构成产品的主要成分(由生产部确认),并不包括少量的、偶尔使用的、价值不大的材料和试剂,这些材料和试剂按正常出入库处理
11.物资堆放要规律,废旧不再统计的物资要单独存放;成品桶要整齐堆放
12.固体原料要按某一吨数分堆堆放,每层数量固定,领料时必须按顺序领料
附件一数据统计和出入库单填写时间
1.原料入库单,按入库当日填写
2.原料出库单,每日读表统计(或每个班次或每个批次)3到5天或者更长的合理的时间汇总填写一张出库单
3.成品入库单,每日读表统计(或每个班次或每个批次)3到5天或者更长的合理的时间汇总填写一张出库单
4.成品出库单,按出库当日填写
5.五金入库单,每日统计,按入库当日填写
6.五金出库单,每日统计,按入库当日填写或者按照3到5天或者更长的合理的时间汇总填写一张出库单
7.五金台账、包装物台账每月15日和本月最后一天各交付财务一次
8.原料、成品台账每月10号、20号和本月最后一天各交付财务一次
附件二:厂区仓库和罐区位置示意图及代号
五金仓库 代号五金
甲类仓库(氯气仓库) 代号甲仓
乙类仓库 代号乙仓
醇罐 代号1#
烯氯罐 代号2#
异丁烯罐A 代号异A
异丁烯罐B 代号异B
高沸物罐 代号5#
液碱罐 代号6#
盐酸A罐 代号盐A
盐酸B罐 代号盐B
盐酸C罐 代号盐C